Outsourcing wird definiert als „die Praxis, bestimmte Arbeitsfunktionen außerhalb eines Unternehmens ausführen zu lassen, anstatt sie von einer internen Abteilung oder einem Mitarbeiter bearbeiten zu lassen; Funktionen können entweder an ein Unternehmen oder an eine Einzelperson ausgelagert werden“. Normalerweise lagern Unternehmen Marketing, Personalbeschaffung, Buchhaltung und/oder Informationstechnologie aus. Wenn ein Unternehmen jedoch die Auslagerung von Funktionen in Betracht zieht, steht die Telefonbeantwortung nur selten auf der Liste.

Die Anrufannahme in der Praxis durch einen Dienstleister zu realisieren ist eine große Zeit- und Kostenersparnis. Durch die Auslagerung Ihrer Anrufe an einen Anrufbeantwortungsdienst können Ihre Geschäftszeiten verlängert werden, Ihre Mitarbeiter können sich auf ihre Arbeit konzentrieren und Ihr Unternehmen kann sich mehr auf den Kundendienst und die Stärken Ihres Unternehmens fokussieren.

Vorteile der Auslagerung Ihrer Telefongespräche

Einige Dienstleistungen, wie z.B. das Verfassen von Texten, juristische Arbeit, Patientenbetreuung, Finanzdienstleistungen, erfordern eine intensive Konzentration und Aufmerksamkeit für Details. Wenn Ihr Unternehmen Fokus und Detailgenauigkeit braucht, um erfolgreich zu sein, dann könnten schlecht gehandhabte oder verpasste Telefonanrufe Ihrem Unternehmen mehr schaden, als Sie denken. Selbst wenn die Anrufannahmen in der Praxis wichtig sind, lenken sie immer noch vom Kerngeschäft und den wesentlichen Funktionen ab, die die Einnahmen Ihres Unternehmens steigern. Die Auslagerung Ihrer Telefongespräche bedeutet mehr Zeit, um sich auf Ihre Kunden zu konzentrieren, und begrenzte Unterbrechungen nur für die wichtigsten Anrufe.

Bedenken Sie auch, dass es bis zu 45 Minuten dauern kann, bis sich Ihr Gehirn nach einer größeren Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Telefonanrufe stellen eine größere Unterbrechung dar, und ein Anrufbeantwortungsdienst kann dazu beitragen, dass dies nicht passiert. Wäre es nicht großartig, wenn man genau kontrollieren könnte, für welche Arten von Anrufen man unterbrochen wird, aber trotzdem innerhalb eines Tages zurückrufen und die Bedürfnisse des Anrufers erfüllen könnte?

Konzentration auf Stärken

Mit Ausnahme der Kundenbetreuung oder von Anrufbeantwortungsdiensten gibt es nicht viele Unternehmen, die behaupten können, dass Telefonanrufe eine ihrer Hauptstärken sind. Sie gehören zu jedem Unternehmen, aber nicht jeder Inhaber oder Mitarbeiter telefoniert gerne oder unbedingt gut. Warum also sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter etwas tun, das ihnen nicht gefällt oder das sie nicht gut können? Es verschwendet nur wertvolle Zeit und Arbeit und schadet gleichzeitig der Arbeitsmoral der Mitarbeiter und Ihrem Unternehmensimage. Die Auslagerung Ihrer Telefongespräche kann es Ihnen ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was Sie gut machen, und gibt Ihnen mehr Zeit, diesen Teil Ihres Unternehmens auszubauen.

Der Grund dafür, dass Sie etwas auslagern, ist, dass jemand anderes mehr Ressourcen und Fähigkeiten hat als Sie, um eine notwendige Geschäftsfunktion oder -aufgabe zu erfüllen. Wenn Sie nicht über die Arbeitskraft, die Fähigkeit und/oder die Ressourcen verfügen, um die Anrufe zu bearbeiten, die Sie erhalten (sei es aufgrund des Volumens, der Vielfalt oder der Infrastruktur), dann konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gut können, und überlassen Sie die Anrufe einem Anrufbeantworter.

Sie können nicht alle Ihre Bedürfnisse erfüllen

Vielleicht befindet sich Ihre Organisation an einem Ort, an dem sie Telefonanrufe entgegennehmen kann, aber Sie sind nicht in der Lage, Anrufe rund um die Uhr zu bearbeiten. Dies könnte eine Arztpraxis sein. Vielleicht brauchen Sie Hilfe bei bestimmten Arten von Anrufen. Oder vielleicht könnten Sie von einer zweisprachigen Anrufannahme in der Praxis profitieren, haben diese aber nicht. Das Tolle an der Auslagerung Ihrer Anrufannahme  ist, dass Sie nicht alles auslagern müssen. Sie können eine Vereinbarung mit einem Anrufbeantwortungsdienst treffen, um Anrufer zu behandeln, die verschiedene Sprachen oder bestimmte Tages- oder Wochenzeiten sprechen. Sie können Ihr Telefon so einrichten, dass es zuerst in Ihrem Unternehmen und dann beim Dienst klingelt. Mit einem Anrufbeantworter können Sie expandieren, ohne in zusätzliche Infrastruktur oder Personal investieren zu müssen. Durch die Anrufannahme in der Praxis können Sie alle Ihre geschäftlichen Bedürfnisse erfüllen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, jemanden zu entlassen oder zu viele Änderungen am normalen Geschäftsbetrieb vorzunehmen.

An wen sollten Sie Ihre Telefongespräche auslagern?

Wenn Sie Ihre Telefongespräche auslagern, holen Sie sich das Fachwissen, das Sie benötigen, ohne Ihr Geschäft zu gefährden oder zusätzliche Hürden für das Wachstum Ihres Unternehmens zu schaffen. Wenn Telefonanrufe einfach nicht Ihr Ding sind, dann müssen sie es auch nicht sein, wenn Sie einen Anrufbeantworter einstellen.