Heute ist der Begriff DMS (englisch: EDM, electronic document management) in aller Munde und der Begriff hat ganz sicher Einzug in das Fachvokabular vieler Manager gehalten. Aber wird der Begriff immer richtig eingesetzt?

Kennen Sie zum Beispiel den Unterschied zwischen ECM-Software, EDM-Software, Records-Management-Software und elektronischer Archivierungssoftware (auch SAE genannt)?

Am Ende dieses Artikels werden Sie genau wissen, wie diese Werkzeuge funktionieren und was Sie bei der Auswahl von einem Dokumentenmanagementsystem beachten müssen.

Hier ist ein 5-Schritte-Plan, um Ihre EDM-Software Schritt für Schritt auszuwählen.

Schritt 1 – Voraussetzungen

Zunächst einmal müssen Sie besser verstehen, wie der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen funktioniert, um Ihren Bedarf besser bestimmen zu können.

Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihre Dokumententypen, deren Lebenszyklus, Ihre Verwaltungsprozesse, den Validierungskreislauf, Ihre Anforderungen an die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit zu verstehen, bevor Sie sich auf die Suche nach einer Dokumentenmanagement-Software machen.

Wenn man sich der zyklischen Natur von Informationen bewusst ist, kann man diese Phasen in der Produktion von Dokumenten erkennen und seine Bemühungen anpassen, um sein dokumentarisches Erbe zu kontrollieren. Um diese Informationszyklen zu bestimmen, wird es sinnvoll – oder sogar notwendig – sein, die wichtigsten Geschäftsprozesse zu untersuchen.

Drei Beispiele für Informationsflüsse

Um das Beispiel eines großen Informationsflusses zu veranschaulichen, nehmen wir den Fall eines Unternehmens, dessen Kerngeschäft der Bestellprozess ist. Dieses Unternehmen wäre gut beraten, seinen Prozess für eingehende Dokumente zu modellieren, um besser zu erkennen, wann und mit welchem Tool eingehende Daten erfasst werden müssen: im Nachrichtensystem, einer kommerziellen Website, einem Intranet, einer mobilen Anwendung, einem EDM, einem Validierungskreislauf (Dokumenten-Workflow) usw.

Um den 2. Fall des zu verwaltenden Dokumentenflusses zu veranschaulichen; nehmen wir den Fall eines Unternehmens, das hauptsächlich mit Geschäfts-/Kundenakten arbeitet. Für diesen Fall wäre es besser, die Bemühungen (sowohl technisch als auch betrieblich) auf die interne Zentralisierung von Informationen mit einer Verwaltung der Zugriffsrechte durch Autorisierung zu konzentrieren.

Schließlich gibt es Unternehmen, deren Kerngeschäft im digitalen Zeitalter liegt: Das kann zum Beispiel ein Prozess zur Beantragung von Zertifikaten sein. In diesem Fall konzentrieren sich die Anforderungen eher auf die automatische Bearbeitung und Kommunikation der ausgehenden Informationen.

Daher ist es wichtig, anhand dieser Beispiele zu verstehen, dass die Dokumentenlenkung und die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems notwendigerweise eine gründliche Überprüfung der Geschäftsprozesse beinhaltet.

Die Dokumentenlenkung umfasst die Festlegung des Lebenszyklus und der Aufbewahrungsfrist von Geschäftsdokumenten

Zu dieser Information Governance gehört auch die Festlegung der Aufbewahrungsfristen und einer Archivierungsrichtlinie für alle physischen Dokumente und elektronischen Dateien. Dokumente zu verwalten bedeutet, den Zugang zu Dokumenten zu verwalten und zu sichern, ihre Indizierung, ihre gemeinsame Nutzung, ihre Speicherung, während sie aktiv sind (während der Lebensdauer der Dokumente); aber auch ihre Archivierung, ihre Integrität, ihre Metadaten und ihre Zugangsrechte, wenn sie geschlossen sind.

Schritt 2 – Wie priorisieren Sie Ihre Anforderungen an das Dokumentenmanagement?

Man könnte meinen, dass jedes Unternehmen alle diese Prozesse benötigt, da Informationen per Definition alle diese Zeitalter durchlaufen. Ist es jedoch notwendig, in jedem Unternehmen eine Reihe von Werkzeugen zu haben, um den Lebenszyklus all seiner Informationswerte zu regeln? Ist dies wünschenswert?

Obwohl dies natürlich absolut gesehen wünschenswert ist, ist es immer besser, Ihre Bedürfnisse zu priorisieren und nach objektiven Kriterien zu entscheiden. Um dies zu erreichen, können Sie mit Werkzeugen wie der RICE-Matrix (Reach, Impact, Confidence, Effort) objektiv bestimmen, welches Projekt für Sie Priorität hat, indem Sie verschiedenen Projekten eine Punktzahl zuweisen. Die Kriterien dieser Matrix können auch durch andere ersetzt werden, z. B.: Risiko nicht szu tun, Leistungsgewinn, Einhaltung von Normen/Gesetzen, Wohlbefinden am Arbeitsplatz.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein kleines Projekt in Bezug auf den Zeitaufwand oder das Budget Geld sparen oder einen sehr interessanten Return on Investment liefern kann. Auch hier macht das Pareto’sche Gesetz und seine 80/20-Regel (80 % der Wirkungen werden durch 20 % der Ursachen verursacht) in vielen Projekten Sinn.

Schritt 3 – Die 3 Zeitalter der Informationstheorie, um „just in time“ die richtigen Werkzeuge zu nutzen

Sobald Ihre Priorisierungsmatrix fertig ist und Ihre dokumentarische Realität widerspiegelt, können Sie mit der Analyse der generischen Tools fortfahren, die Ihren priorisierten Bedürfnissen am besten entsprechen.

Heutzutage ist es nicht ungewöhnlich, dass man zwischen all den Werkzeugen, die mit dem Dokumentenmanagement zu tun haben, verwirrt wird. Es ist für Sie bei der Auswahl von einem Dokumentenmanagementsystem von Vorteil, sie besser kennenzulernen, wenn Sie wissen, was Sie brauchen.

Um den Lebenszyklus von Informationen zu betrachten, werden einige Tools aufgrund ihrer Funktionalität besser geeignet sein, Ihre Dokumentenflüsse zu verwalten.

Das ECM-Konzept und seine Entwicklung

ECM (Enterprise Content Management) ist ein im Jahr 2001 geborenes Konzept, das die Integration von Dokumentenmodulen für alle Unternehmensfunktionen propagiert.

ECM wird als Enterprise Content Warehouse (sowohl Data Warehouse als auch Document Warehouse) eingesetzt, das Unternehmensinformationen in einem Dokumenten-Repository mit einheitlicher Struktur zusammenfasst.

In den letzten Jahren gab es eine Verschiebung weg von ECM und großen ERPs hin zu Tools wie Cloud-basierten Plattformen, auch CSPs (Content Service Platforms) genannt, die flexibler sind und in der Lage sind, nicht unbedingt alle Informationen zu zentralisieren und zu kontrollieren, sondern diese über Schnittstellen (APIs) mit verschiedenen Arten von Anwendungen zu verbinden.

Das bedeutet nicht, dass EDMs verschwunden sind, denn sie sind nach wie vor unverzichtbar für die Dematerialisierungs- und Digitalisierungslandschaft und nehmen an diesem Wandel teil. Denn wenn die Plattformen (CSP) Daten verwalten, die über digitale Ressourcen, Bilder, Videos, IoT, soziale Netzwerke usw. produziert werden, müssen sie den „Staffelstab“ für die Referenzierung von Informationen, die Kontrolle der Klassifizierung, die Kontrolle der Vollständigkeit von Informationen und Versionen, die Feinverwaltung von Berechtigungen und die Verwaltung von Archivierungsrichtlinien (oder Records Management) weitergeben.

Schließlich wurden vor gut fünfzehn Jahren die SAE (Elektronische Archivierungssysteme) geboren, um die entscheidende Frage der Nachhaltigkeit von Daten und elektronischen Dateien im Laufe der Zeit anzugehen, indem sie den technologischen Entwicklungen in der Software entsprechen, um die Lesbarkeit und Integrität der digitalen Dokumente für 10, 20, 30 oder 50 Jahre zu erhalten.

Jedes Werkzeug hat sein funktionales Kerngeschäft

Die Positionierung der Werkzeuge auf ihr funktionales Kerngeschäft ist ebenfalls essentiell. Zum Beispiel ist es besser, Ihr Dokumentenmanagement nicht mit einem Buchhaltungstool zu behandeln. Jedes Werkzeug hat seine eigene Positionierung und sein eigenes Geschäft: Die Lösung wird darin bestehen, die Werkzeuge miteinander zu verbinden und Routinen zu erstellen, die es ermöglichen, Aufgaben automatisch ohne Ihr Zutun auszuführen.

Von nun an besteht die Herausforderung für Sie darin, das agilste Werkzeug zu finden, das für Ihr Hauptproblem geeignet ist, und gleichzeitig seine Interoperabilität zu gewährleisten.

Wenn Ihre Priorität darin besteht, einen beträchtlichen Strom eingehender Post zu verwalten, entweder über eine kommerzielle Website oder über Messaging oder sogar über Telefonanrufe, müssen Sie ein bei der Auswahl von einem Dokumentenmanagementsystem ein Tool wählen, das in der Lage ist, mit einem Cross-Channel-CRM zusammenzuarbeiten und diesen Strom eingehender Daten zu erfassen.

Wenn Ihre Priorität darin besteht, Ihre Kunden dazu zu bringen, Verträge über eine Plattform abzuschließen, sollten Sie Ihre Suche nach Werkzeugen auf sichere elektronische Signaturplattformen mit integrierten elektronischen Safes und einer Schnittstelle zu einem elektronischen Archivmanagementsystem (oder SAE) konzentrieren.

Wenn Ihre Priorität darin besteht, Ihre Informationsbestände zu verwalten und zu zentralisieren und eine echte Orchestrierung Ihrer Daten zu haben, müssen Sie Ihre Suche auf traditionellere EDMs lenken, die Schnittstellen zu anderen Tools haben müssen. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie Ihren Fluss oder Ihren Bestand an Archivdokumenten digitalisieren müssen.

Wenn es Ihre Priorität ist, Ihre elektronischen Dokumente zu bewahren, zu schützen und ihnen Beweiskraft zu verleihen, sollten Sie sich für ein elektronisches Archivierungssystem (EAS) entscheiden. Das Interesse an der Einrichtung eines EAS wird jedoch nur zur Unterstützung des von Ihnen eingerichteten Dokumentenmanagementsystems ins Spiel kommen; niemals als Selbstzweck, sondern als Mittel zur langfristigen Bewahrung und Fortführung elektronisch signierter Dokumente.

Schritt 4 – Lernen Sie, die Werkzeuge zu verstehen

Wie Sie sehen, befinden sich Lösungen, die im weitesten Sinne auf Dokumentenmanagement ausgerichtet sind, im Wandel und in der Umstellung.

Die klassischen Funktionen von DMS sind Bildverarbeitung (Scannen/OCR), Dokumentenmanagement und Validierungsworkflows.

Zu den neueren Funktionen gehören die Verwaltung lebender Dateien (Lebenszyklus mit Integration von Archivierungsregeln und automatischen Mechanismen), Web-Content-Management (Verwaltung und Layout verschiedener Inhalte einer oder mehrerer Websites), kollaboratives Management, mobile Integration, Datenanalyse (Datenmanagement, BI, Technologien der künstlichen Intelligenz).

Schritt 5 – Die Pareto-Regel zur „Anpassung“ der richtigen Werkzeuge an den „richtigen Bedarf“!

Warum sollten Sie Ihr gesamtes Dokumentenmanagement aufbauen und zentralisieren wollen, wenn wir heute das unglaubliche Glück haben, über Tools zu verfügen, die mit Konnektoren und APIs sehr gut miteinander kommunizieren und an dieser Entwicklung der MtoM-Kommunikation (machine to machine) teilhaben?

Es geht nicht mehr darum, das „perfekte“ Tool zu finden, das auf magische Weise alle Ihre Probleme löst, sondern vielmehr darum, Ihre wichtigsten, vorrangigen Bedürfnisse zu ermitteln, um das Tool zu finden, das diese am besten erfüllt und dessen Aufgabe es ist. Versuchen Sie nicht, den primären Verwendungszweck eines Werkzeugs zu verdrehen, indem Sie versuchen, es einen Prozess verwalten zu lassen, der nicht in seinem grundlegenden Funktionsumfang enthalten ist.

Prüfen Sie auch, wie die Dokumentenmanagement-Plattform eine Verwaltung der Archivierungszeit für Verzeichnisse und Dateien integriert, denn dies ist eines der Elemente, die heute gefordert werden. Dies ist ein Parameter, der bei Ihren Auswahlkriterien nicht vergessen werden sollte.

Unser Rat in Kürze: Definieren Sie Ihre prioritären Geschäftsprozesse und legen Sie deren Bedürfnisse in Form von Funktionalitäten fest. Das perfekte Werkzeug gibt es nicht, aber das Werkzeug, das an Ihre Bedürfnisse angepasst ist, schon. Aber dafür ist es notwendig, einige Zeit damit zu verbringen, Ihre Bedürfnisse zu studieren.