Vielleicht haben Sie im Internet den Suchbegriff Eventlocation Ruhrgebiet eingegeben, ehe Sie auf diesen Text gestoßen sind. Falls ja, dann sind Sie hier genau richtig. Natürlich auch dann, wenn Sie eine Feier oder eine sonstige Veranstaltung an einem anderen Ort ausrichten möchten. Denn die Kriterien für ein erfolgreiches Vorgehen ähneln sich stets. Doch worauf ist dabei eigentlich konkret zu achten und welche Aspekte müssen in die Planung einbezogen werden? Immerhin ist die Arbeit nicht damit erledigt, das erstbeste Lokal zu buchen. Wie Sie vorgehen und welche Rolle die zur Verfügung stehende Zeit spielt, verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Zielgruppenanalyse und Veranstaltungsbedarf

Möchten Sie eine Eventlocation finden, dann stehen Ihnen in den meisten Städten diverse Optionen offen. Allerdings sollten vor der Reservierung wichtige Fragen beantwortet werden. So etwa: Um was für eine Veranstaltung handelt es sich eigentlich, wie viele Gäste werden erwartet und welchem Anlass soll damit entsprochen werden? In der Regel schränkt sich die eben noch breit aufgestellte Auswahl nun doch ein wenig ein. Manche Location, die sich eben noch im engeren Favoritenkreis befand, muss schon frühzeitig aussortiert werden. Doch es lohnt sich, diese Mühen auf sich zu nehmen. Fatal wäre es dagegen, eine Firmenfeier an einem Ort durchzuführen, der zu den Personen und dem Zweck des Zusammenkommens nicht passt. Denn letztlich gilt, dass nicht nur das Event in einem würdigen Rahmen stattfinden soll – sondern dass sich auch die Anwesenden wohlfühlen möchten. Je besser Ihnen das gelingt, desto mehr wird die Party zu einem vollen Erfolg.

Budgetplanung

Zu den Auswahlkriterien gehört aber auch das liebe Geld. Denn sicherlich werden Sie sich im Vorfeld genau überlegt haben, welchen finanziellen Einsatz Ihnen das Event wert ist. Eine solide Budgetplanung sollte dabei nicht nur sämtliche Kosten erfassen, die etwa für die Unterhaltung, das Personal, das leibliche Wohl der Zielgruppe, die Dekoration der Location oder die technische Ausstattung notwendig sind. Vielmehr kann für den gewählten Standort auch selbst eine Rechnung fällig werden. Die Saalmieten dürfen dabei nicht unterschätzt werden, zumal für sie je nach Anlass und Termin ein Zuschlag möglich ist. Bringen Sie dafür am besten möglichst frühzeitig in Erfahrung, ob sich die für Ihr Event in Betracht kommenden Locations überhaupt mit Ihrem Budget decken – oder ob im Gegenzug Abstriche bei anderen Kosten eingeplant werden müssten. Kalkulieren Sie stets auch Rücklagen für ungeplante Zwischenfälle ein. Immerhin soll die Veranstaltung zu schönen Erinnerungen führen – statt finanzielle Sorgen auszulösen.

Veranstaltungskonzept und Stil

Bedenken Sie darüber hinaus, dass Sie vermutlich relativ leicht eine Eventlocation finden können – doch passt diese letztlich auch zum Charakter des Anlasses? Ein Meeting der gehobenen Manager-Ebene eines Unternehmens wird kaum in einem nach Art des Mittelalters aufgebauten Bier-Ausschank stattfinden. Und ein Fest für die Kinder der Angestellten wäre in ungeschmückten und tristen Geschäftsräumen ebenso deplatziert. Es gilt somit, einen geeigneten Veranstaltungsort zu finden, der den würdigen Rahmen bildet.
Woraus sich im Vorfeld bereits der Bedarf ergibt, überhaupt ein schlüssiges Konzept zu entwickeln, aus dem sich der Stil des Events erkennen lässt. Bewerten Sie die in Betracht kommenden Locations zudem nicht nur für sich genommen. Sondern stellen Sie sich die Räumlichkeiten vor, nachdem sie geschmückt und eingerichtet sind. Genügt der zur Verfügung stehende Platz dann noch, um allen Gästen Einlass zu gewähren? Sind Sie sich in derlei Punkten nicht sicher, lassen Sie sich gerne von den Mitarbeitern der Location beraten.

Standort und Erreichbarkeit

Ebenso muss sichergestellt sein, dass die Bar oder der Saal für jedermann gut zu erreichen ist. Das bedeutet einerseits, dass eine ausreichende Zahl an Parkplätzen für die Autofahrer eingeplant werden sollte. Schauen Sie dafür nicht nur am Standort selbst, sondern erfragen Sie weitere Kapazitäten, die sich im nahen Umfeld aus Parkhäusern und sonstigen Abstellplätzen ergeben können. Bringen Sie zugleich in Erfahrung, ob das Parken dort Kosten auslöst oder nur für eine bestimmte Dauer erlaubt wird. Andererseits ist es erfahrungsgemäß immer sinnvoll, einen schnellen Zugang zu den öffentlichen Verkehrsmitteln zu gewährleisten.
Doch Vorsicht: Fahren Busse und Bahnen überhaupt zu jener Zeit noch, an der das Event endet? Darüber hinaus ist zu beachten, dass die An- und Abfahrt ohne nennenswerte Mühen und Komplikationen möglich sein muss. Sofern notwendig, sollten vorab Mitfahrgelegenheiten unter den Anwesenden organisiert werden. Entscheiden Sie sich für einen abgelegenen Veranstaltungsort, so können Sie natürlich einen Fahrservice einrichten.

Technische Ausstattung und Infrastruktur

Dass eine Location genügend Platz für eine bestimmte Anzahl an Gästen vorsieht, bedeutet nicht automatisch, dass damit alle Komplikationen ausgeschlossen sind. Insbesondere die Menge der verfügbaren Toiletten kann sich zu einem Streitpunkt entwickeln. Ist neben dem Aufenthalt in den Räumlichkeiten auch ein Gang ins Freie möglich – befinden sich draußen etwa Sitzgelegenheiten, die bei gutem Wetter genutzt werden können?
Darüber hinaus muss die technische Ausstattung besonders kritisch betrachtet werden. Sie sollte nicht alleine vorhanden sein – sondern darf bei der Verwendung gleichfalls nicht zu Fehlern und Defekten neigen. Fehlen Ihnen in diesem Punkt die Vorkenntnisse, dann lassen Sie sich von einem Angestellten helfen, der sich mit der Technik auskennt. Überlegen Sie, ob vorab ein Soundcheck nötig ist. Ebenso ist zu unterscheiden, ob über die Anlage Musik gespielt wird oder ob Reden und Vorträge gehalten werden sollen. Auch zusätzliches Equipment wie ein Mikrofon kann unter Umständen eingeplant werden.

Erfahrungen und Referenzen

Wollen Sie eine Eventlocation finden, dann werden Sie über das Internet sowie die Suche vor Ort sicherlich schnelle Ergebnisse erzielen. Dennoch lohnt es sich, ein wenig kritischer vorzugehen. Nutzen Sie Webseiten und Bewertungsportale, auf denen frühere Gäste über ihre Erfahrungen mit der Bar oder dem Saal berichten. Oftmals ergibt sich daraus ein vielschichtiges und authentisches Gesamtbild, das Ihnen die Entscheidung ermöglicht, einen Veranstaltungsort zu buchen – oder sich lieber nach Alternativen umzusehen. Vorsicht ist allerdings auch bei den Bewertungen selbst angeraten.
Sie sind nicht immer von neutralen Personen verfasst worden, sondern können einen bestimmten Zweck verfolgen. Erfragen Sie Meinungen und Empfehlungen daher lieber unter Freunden und Kollegen. Also unter Menschen, denen Sie in diesem Punkt vertrauen können. Schließlich muss es vermieden werden, eine Location zu reservieren, die letztlich nicht die in sie gesetzten Erwartungen erfüllt. Im schlimmsten Falle droht ein Reinfall des Events.

Zeitplanung und Verfügbarkeit

Natürlich ist es immer besser, sich einen persönlichen Eindruck vor Ort zu erwerben – und somit zu schauen, ob sich die gelesenen Bewertungen bestätigen lassen oder ob manch eine Referenz nicht doch deutlich vom Ist-Zustand abweicht. Sinnvoll ist ein Aufsuchen der Location vor allem auch deshalb, weil Sie dort mit den Mitarbeitern reden können. Etwa über die von Ihnen angestrebte Zeitplanung – ist der Veranstaltungsort überhaupt verfügbar, wenn Sie ihn reservieren wollen? Falls nicht, welche alternativen Termine können angeboten werden?
Wie sieht es dagegen mit den sonstigen Rahmenbedingungen aus: Kann laute Musik bis nach Mitternacht gespielt werden oder ist aufgrund nahegelegener Wohnungen eine Ruhestörung möglich? Besprechen Sie am besten mit der Geschäftsführung der Location alle Wünsche und Vorstellungen, die Sie in die Planung des Events haben einfließen lassen. Das ist die Grundlage, um später vor unangenehmen Überraschungen und spontanen Zwischenfällen geschützt zu sein.

Besichtigung und Auswahl

Vereinbaren Sie einen Termin zur Besichtigung am besten nicht nur in einem Lokal – sondern geben Sie mehreren Veranstaltungsorten die Chance, Sie zu überzeugen. Vergleichen Sie dabei die Preise und die sonstigen Faktoren. Eine Aufgabe, die Sie nicht erst im Vorfeld des Events durchführen sollten, sondern die schon in die frühe Planungsphase gehört. Immerhin kann saisonal die Verfügbarkeit gering ausfallen. Das gilt etwa für das Frühjahr und den beginnenden Sommer. Ebenso für den Dezember, wo lediglich sehr frühe Buchungen zum Erfolg führen.
Überhaupt sollte die reservierte Location für Sie den Ausgangspunkt bilden: Nun können Sie überlegen, welche Ausstattung, welche Dekoration, welche Mengen an Speisen und Getränken oder welches sonstige Zubehör zum passenden Tag zum Veranstaltungssaal gebracht werden muss. Je länger Sie dagegen mit der Planung warten, desto mehr werden Sie in Ihren Möglichkeiten beschränkt. Nach dem Fest ist somit vor dem Fest: Überlegen Sie im Nachgang einer Party daher bereits, wo Sie nächstes Jahr feiern möchten.

Fazit

Möchten Sie eine Eventlocation finden, stehen Ihnen diverse Möglichkeiten offen. Doch wählen Sie nicht die erstbeste Option. Sondern schauen Sie lieber, welche Bar oder welcher Saal den von Ihnen erstellen Kriterien am ehesten entspricht. Definieren Sie die Zielgruppe, ihre Wünsche sowie bei der An- und Abfahrt auch ihren Bedarf. Erstellen Sie daneben ein schlüssiges Konzept für das Fest – planen Sie möglichst konkret durch, wie sich der Ablauf gestalten soll. Welche technische Ausstattung, welche Verpflegung und welche Dekoration sind erforderlich? Je früher Sie planen, desto höher steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Event ein voller Erfolg für alle Beteiligten wird.