Diese IT & Technik benötigen Sie für Online Team Events
Online Team Events sind in der aktuellen Zeit beliebter und gefragter denn je. Bei der Planung eines Online Team Events sollten Unternehmen auf verschiedene Punkte achten. Als Erstes sollte die Art des Online Team Events mit den Mitarbeitern besprochen werden. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg ist die Technik für Online Team Events und die IT. Außerdem sollten auch einige Regeln im Voraus klar kommuniziert und festgelegt werden, damit alle Teilnehmer Bescheid wissen. Die Technik für Team Events Online hängt natürlich auch von der Art der Veranstaltung ab. In diesem Artikel wird die Technik und die IT näher beschrieben, die für ein Online Team Event erforderlich ist.
Worauf müssen Unternehmen bei der Technik für Online Team Events genau achten?
Im ersten Schritt sollten Sie sich für einen passenden Anbieter/Veranstalter entscheiden. Es gibt im Netz verschiedene Event-Plattformen und Anbieter, bei denen Sie unterschiedliche Online Team Events buchen können. Neben den Preisen erfahren Sie hier auch alle wichtigen Informationen über die technischen Voraussetzungen, die erforderlich sind. In den meisten Fällen erhalten Unternehmen von den Event-Plattformen und Agenturen auch Unterstützung. Folgende Punkte sollten bei der Technik berücksichtigt werden:
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Überprüfung der IT und Technik
Es ist wichtig, dass sich Unternehmen für eine Technik entscheiden, die von den Teilnehmern einfach genutzt und bedient werden kann. Bedienbarkeit und Struktur sind bei der Wahl immens wichtig. Es sollte auch geklärt werden, ob die Teilnehmer eine bestimmte Software oder ein Tool benötigen, um auf das Online Team Event zugreifen zu können. Die Teilnehmer benötigen eine genaue Anleitung, worauf Sie bei der Installation achten müssen. Hier können kurze Erklär-Videos, Tutorials oder Screenshots helfen. Die Teilnehmer können sich dann die Tools oder die Software herunterladen und die einzelnen beschriebenen Schritte befolgen. Manche Tools und Softwareprogramme können nur über spezielle Browser heruntergeladen werden. Hier sollten Sie die Teilnehmer informieren.
Nach der Installation sollte der Ablauf ein Mal getestet werden. In einem Testlauf können potenzielle Probleme besprochen und schnelle Lösungen gefunden werden. Bei komplexen Online Team Events ist die Generalprobe enorm wichtig, damit am Stichtag alles klappt.
Die passende Technik für Online Team Events kann später für die Arbeit, Online-Meetings und Seminare genutzt werden.
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Videokonferenztool auswählen
Bei den meisten Online Team Events erfolgt die Kommunikation der Teilnehmer über ein Videokonferenztool. Bei der Auswahl des passenden Videokonferenztools oder -programms sollten verschiedene Anforderungen erfüllt sein. Das Tool sollte bestimmte Features und Funktion besitzen, die für die Kommunikation und Interaktion zwischen den Teilnehmern möglich ist.
Videokonferenzsoftwareprogramme eignen sich in erster Linie für digitale Videokonferenzen auf der Arbeit. Das Praktische bei diesen Tools ist, dass Sie direkt per Videocall mit einer anderen Person sprechen können. Ein Videokonferenztool kann aber auch für Online Team Events genutzt werden, damit die Teilnehmer untereinander kommunizieren können. So können Emotionen besser zum Ausdruck gebracht werden. In Zeiten von Corona sind Videokonferenzsysteme besonders wichtig, da sich die Menschen nach sozialen Kontakten und Interaktion sehnen. Bei den meisten Online Team Events ist Teamarbeit und Zusammenhalt gefragt. Bei Online Krimi-Events oder Escape Games müssen die Teilnehmer gemeinsam versuchen, einen Kriminalfall oder ein Rätsel zu lösen. Eine simple Kommunikation ist daher immens wichtig. Viele Anbieter stellen den Unternehmen die passende Software oder das passende Videokonferenzsystem zur Verfügung. Die Teilnehmer erhalten dann vom Veranstalter einen Link mit Zugangsdaten, über den sie sich auf einer bestimmten Plattform oder Tool anmelden können. Die Event-Agentur bietet auch bei der Installation Unterstützung an, falls es zu Problemen kommt.
Die Teilnehmer müssen jedoch zu Hause bestimmte Anforderungen erfüllen, damit die Kommunikation über das Videokonferenzsystem auch funktioniert. Ohne Internet geht nichts. Die Teilnehmer benötigen also einen Internetanschluss mit der notwendigen Bandbreite. Für optimale Video- und Ton-Qualität brauchen Sie einen Internetanschluss mit ca. sieben Mbit/s. Viele Anbieter und Hersteller empfehlen zwischen zehn und 15 Mbit/s. Wenn die Leitung zu schwach ist, leidet darunter die Video- und Audio-Qualität. Wenn ein Teilnehmer zu Hause nicht die passenden Anforderungen bereitstellen kann, sollte zusammen mit dem Unternehmen ein Kompromiss gefunden werden. Möglicherweise können Büroräume genutzt werden. -
Internetverbindung
Der Internetanschluss sollte zuverlässig und störungsfrei sein. Wenn Teilnehmer die Möglichkeit haben, sollten sie sich für ein LAN-Kabel statt WLAN entscheiden, da es weniger anfällig für Störungen ist. Wenn Sie mit mehreren Personen in einem Haushalt leben, sollten Sie sicherstellen, dass in der Zeit des Online Team Events die anderen Personen das Internet nicht oder nur kaum nutzen. Bei einer starken Leitung von 100 Mbit/s und mehr kann das Internet natürlich auch zeitgleich genutzt werden. Alternativ können Teilnehmer auch Datenvolumen einsparen, indem er/sie sich nicht mit Bild einloggt.
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Passende Kamera und Mikrofon
Für die Kommunikation beim Online Team Event wird die passende Kamera und ein gutes Mikrofon benötigt. Die meisten Laptops besitzen eine integrierte Kamera mit Soundsystem. Die Standard-Ausrüstung kann in den meisten Fällen ausreichen. Sie sollten jedoch keine Wunder erwarten. Die Soundsysteme sind in der Regel relativ gut, allerdings lassen die integrierten Kameras häufig zu Wünschen übrig. Im Netz können sich Teilnehmer hochwertige Kameras zu einem günstigen Preis kaufen. Diese Webcam-Kameras können auch später für Homeoffice oder wichtige Meetings bei der Arbeit genutzt werden. Die Webcam-Kameras können individuelle konfiguriert werden. Für den optimalen Sound können Sie sich auch ein kleines Mikrofon zulegen. Gute Mikrofone können Sie sich auch günstig im Netz kaufen. Das Praktische an Webcam-Kameras ist, dass Sie die Kameras auch auf einem Stativ platzieren können. Vor dem Online Team Event sollten die Teilnehmer die Kamera und das Mikrofon testen. Hierbei können Sie individuelle Einstellungen und Konfigurationen vornehmen. Es gibt unterschiedliche Mikrofone, die Sie am Schreibtisch direkt integrieren oder frei platzieren können. Die Webcam-Kameras lassen sich leicht über ein USB-Kabel an den PC oder Laptop anschließen. Für den optimalen Sound können Sie auch kleine Lautsprecher oder Soundbars installieren, die die Audio-Qualität aufwerten.
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IT-Sicherheit beachten
Die IT-Sicherheit spielt auch bei Online Team Events eine wichtige Rolle. Es ist wichtig, dass der Server, auf dem Sie mit den Teilnehmern kommunizieren, ausreichend geschützt ist. Die Plattformen sollten immer mit einem Passwort gesichert werden, damit potenzielle Hacker nicht auf den Server zugreifen können. Die Teilnehmer sollten beim Öffnen des Links vorsichtig sein. Es gibt zahlreiche Hacker und Betrüger, die Spam-Mails mit Links verschicken. Sobald ein User auf den Link in einer Mail klickt, kann es bereits zu spät sein. Die Teilnehmer sollten beim Öffnen des Links also genau auf den Inhalt achten. Informationen über Datenschutz und Sicherheit erhalten Sie in der Regel beim Anbieter / Event-Agentur.
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Smartphone
Falls es beim Online Team Event doch zu unerwarteten Problemen kommt, brauchen Sie Ihr Smartphone. Mit dem Smartphone können Sie andere Teilnehmer, den Vorgesetzten oder an die Event-Agentur kontaktieren. Viele Online-Eventagenturen bieten verschiedene Serviceleistungen an.
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Weitere Tipps
Neben der Technik und IT sollten Teilnehmer noch weitere Punkte für Online Team Events berücksichtigen. Es ist wichtig, dass die Teilnehmer für Ruhe sorgen. Stellen Sie Ihr Smartphone auf stumm und erklären Sie anderen Mitbewohnern, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht gestört werden möchten. Eine ruhige und bequeme Atmosphäre ist für ein Online Team Event sehr wichtig. Teilnehmer sollten im Voraus andere Vorbereitungen treffen, die für das Online Team Event wichtig sind. Für ein gemeinsames Glühwein-Tasting sollten Sie die zugeschickten Utensilien vorbereiten. Für ein Online-Krimi-Event benötigen Sie möglicherweise einen Block und Stift, um sich Notizen zu machen.
