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So unterstützt Sie ein persönlicher virtueller Assistent im Arbeitsalltag

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In diesem umfangreichen Artikel erfahren Sie , wie ein persönlicher virtueller Assistent Sie im Arbeitsalltag unterstützen kannAnzeigeDer Alltag in der Firma hält viele zeitintensive und sich wiederholende Tätigkeiten parat, welche die wirklich wichtigen Aufgaben überlagern und Ihnen wertvolle Zeit stehlen. Ein persönlicher virtueller Assistent dient dazu, Ihnen diese oft unliebsamen Arbeiten abzunehmen und versetzt Sie in die Lage, sich voll und ganz Ihrer eigentlichen Beschäftigung zu widmen.

Was ist ein persönlicher virtueller Assistent?

Ein virtueller Assistent kann verschiedene Arbeiten für seinen Auftraggeber verrichten. Dazu zählen in erster Instanz Tätigkeiten, die ihn von seinem Kerngeschäft ablenken, dabei sehr zeitintensiv sind und oft wiederkehrenden Charakter besitzen. Zu solchen Aufgaben gehören beispielsweise Büroservice, Sekretariatsservice, Reise- und Terminorganisation, Übersetzungen, Schriftverkehr und Bewerbermanagement.

Digitalisierung sei Dank

Die Interaktion zwischen Auftraggeber und Assistent erfolgt dabei virtuell mittels moderner Informations- und Kommunikationstechnologien wie Telefon und Mobilfunk, E-Mail sowie Messenger- oder ähnlicher webbasierter Dienste. Dank leistungsfähiger Übertragungsnetze ist somit eine ortsunabhängige weltweite Kommunikation problemlos und in Echtzeit möglich. Die assistierende Tätigkeit ist daher von den jeweiligen Aufenthaltsorten der Personen unabhängig.

Der Auftraggeber hat die Möglichkeit, mehrere, für unterschiedliche Dienste spezialisierte oder einen persönlichen Assistenten für verschiedene Aufgaben zu engagieren. Bezahlt wird der Mitarbeiter beziehungsweise dessen Agentur ausschließlich für geleistete Arbeit und nicht auf pauschaler Basis. Auf diese Weise lässt sich der Dienst sehr flexibel und kostensparend einsetzen.

Grundsätzlich können somit sämtliche Aufgaben, die der Auftraggeber abgeben will und mittels der modernen Kommunikationstechniken bewerkstelligt werden können, kostensparend und variabel ausgelagert werden. Das führt zu einer deutlichen Entlastung im Tagesgeschehen.

Wie kann eine virtuelle Assistenz im Arbeitsalltag entlasten?

Der Alltag im Unternehmen hält sehr häufig kleinteilige, zeitaufwendige oder automatisierbare Tätigkeiten und Prozesse bereit. Ein virtueller Assistent entbindet Sie von diesen missliebigen Arbeiten und verschafft Ihnen einen freien Kopf für die wichtigen Aufgaben und Entscheidungen, die in Ihrer Firma zu treffen sind.

Die externen Dienstleister erledigen die anfallenden Tätigkeiten variabel, schnell und kostengünstig. Spezialaufgaben wie Reise- und Terminorganisation, Übersetzungen, Pflege der Website inklusive Social-Media-Betreuung oder das Bewerbermanagement können Sie an verschiedene Assistenten vergeben. Das führt nicht nur zu einer höheren Effizienz, sondern dank der Fachkompetenz der spezialisierten Mitarbeiter auch zu verlässlicheren Ergebnissen.

Tätigkeiten auslagern

Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, die im Büro oder Sekretariat anfallen, können Sie an externe Dienstleister für Büroservice oder Sekretariatsservice dauerhaft vergeben und trotzdem flexibel dem Bedarf des Unternehmens anpassen.

Viele der rein administrativen und organisatorischen Tätigkeiten müssen Sie nicht selbst leisten. Statt sich zeitintensiv in diesen Arbeiten zu verlieren, lassen sich viele davon an externe Dienstleister auslagern. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, sich auf die wesentlichen Aspekte Ihrer Tätigkeit zu konzentrieren sowie alle Energie und allen Enthusiasmus in den Erfolg Ihres Unternehmens zu investieren. Für die folgenden Aufgabenfelder ist ein persönlicher virtueller Assistent eine wertvolle Entlastung.

Schriftverkehr

Eine erhebliche Menge des täglich anfallenden Schriftverkehrs lässt sich sehr gut an einen Assistenten auslagern. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um gedruckte oder digitale Kommunikation handelt. Die Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern, Dienstleistern sowie innerhalb der Firma kann ganz unterschiedliche Bereiche umfassen. Dazu gehören Absprachen über Prozesse und Abläufe jeglicher Art, das Beantworten von Anfragen oder Reklamationen von Kunden sowie die Erstellung und Ablage von Dokumenten.

Die heute gebräuchlichste Form der Korrespondenz ist die E-Mail. Durch die Vergabe unterschiedlicher Zugänge und Mitgliedschaften in Verteilergruppen lassen sich die Möglichkeiten und Rechte punktgenau steuern. Ihr persönlicher virtueller Assistent erhält nur Zugriff auf diejenigen E-Mails und Briefe, die seiner Aufgabe entsprechen. Des Weiteren kann Ihr Assistent Termine vorbereiten, beispielsweise für Besprechungen oder Konferenzen. Zu solchen Anlässen kann er gegebenenfalls Präsentationen vorbereiten und während der Meetings Protokoll führen.

Buchführung

Ein anderes Aufgabengebiet für Ihren persönlichen Assistenten ist die vorbereitende Buchführung. Dazu gehören das Sortieren und Verwalten von Belegen, Erstellen und Versenden von Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Zahlungen und Buchungen werden datentechnisch erfasst und in die firmeninterne Struktur eingepflegt.

Ihr Assistent kann für Sie auch einfache Schreibarbeiten verrichten. Dazu zählen das Abtippen von Protokollen und das Übertragen von gesprochenem in geschriebenen Text (Transkription). Auch anspruchsvolle Recherchen und das Schreiben von Berichten und Darstellungen für verschiedenste Zwecke kann ein Assistent für Sie übernehmen. Liegen solche Texte bereits vor, können sie von ihm gegengelesen und korrigiert werden.

Telefonservice

Große Teile der Korrespondenz mit Kunden, Partnern oder Zulieferern erfolgt mündlich, bevorzugt mittels Telefon. Durch die Übernahme eines Teils der schriftlichen Kommunikation ist Ihr Assistent bereits mit den Strukturen und Gepflogenheiten Ihres Unternehmens vertraut. Da liegt es nahe, ihn ebenfalls für die telefonische Betreuung der Anfragen Ihrer Kunden einzusetzen.

Ihr persönlicher Assistent kann Fragen zum Produkt oder der Dienstleistung beantworten. Er kann Auskunft zu Preisen und den Bezahlmethoden geben und kennt sich mit den Möglichkeiten der Retouren oder des Umtauschs von Waren aus.
Ihr Assistent kann so die komplette telefonische Kundenbetreuung für Sie übernehmen.

Übersetzungen

Nicht selten kommt es in unserer globalisierten Welt vor, dass Anfragen oder Aufträge aus fremdsprachigen Ländern eintreffen. Sofern diese dann nicht in der Weltsprache Englisch verfasst sind, kann es schwierig mit der Kommunikation werden. Automatische Übersetzungshilfen leisten zwar schon recht gute Dienste, sind aber vor allem im Detail noch nicht perfekt. An dieser Stelle kann der persönliche virtuelle Assistent wertvolle Hilfestellung bieten.

Verfügt er über die erforderlichen Sprachkenntnisse, kann er sämtliche schriftliche oder mündliche Kommunikation übernehmen. Er kann Angebote und Verträge prüfen, Buchungen vornehmen oder Rechnungen stellen. Im besten Fall hat er landesspezifische Kenntnisse und kann bei Reisen und den damit verbundenen Herausforderungen hilfreich sein.

Aber auch wenn es darum geht, die Website der Firma und deren Social-Media-Auftritt in einer bestimmten Sprache zu gestalten, ist der Assistent unverzichtbar. Er kann die Texte Ihres Blogs und die Social-Media-Posts für die entsprechenden Plattformen erstellen oder übersetzen.

Reiseorganisation

Dienstreisen sind aus dem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Ganz gleich, ob es sich um Akquise handelt, neue Standorterschließungen oder das Unterzeichnen von Verträgen – Ihr persönlicher virtueller Assistent kann Sie bei Ihrer Reiseplanung unterstützen, vor allem bei Auslandsreisen. Die Planung und Buchung von Beförderung und Unterkünften muss Sie nicht belasten, wenn Sie diese Tätigkeiten Ihrem virtuellen Assistenten übergeben. Er sucht für Sie die passenden Hotels, Züge, Flüge oder Mietwagen heraus und bucht diese.

Bei Problemen vor Ort wie Flug- oder Zugausfällen kann er Umbuchungen vornehmen und Sie somit deutlich entspannter reisen lassen. Bei noch gravierenderen Schwierigkeiten wie Unfällen, Diebstählen oder gar Überfällen kann der Assistent Ihnen einen Teil des damit einhergehenden Stresses ersparen, indem er alle Maßnahmen zur Hilfe und Aufklärung einleitet. Das gilt insbesondere bei Reisen ins Ausland, in dem Sie die Sprache nicht beherrschen und sich ohne persönlichen Assistenten nur bedingt verständigen könnten.

Online-Marketing und Social-Media-Unterstützung

Einen sehr großen Anteil an den Marketingmaßnahmen nimmt zunehmend das Online-Marketing ein. Dazu gehören alle Strategien und Instrumente, die Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu einer Präsenz im Internet verhelfen und es dort vorstellen.

Die gebräuchlichsten Plätze hierfür sind Ihre Website und Ihr Social-Media-Auftritt. Während die Website Sie und Ihr Portfolio allgemein repräsentiert, sollte Ihr Social-Media-Auftritt immer wieder neu mit Inhalten und Informationen versorgt werden. Damit verschaffen Sie Interessenten und Kunden einen Anreiz, Sie erneut virtuell zu besuchen.

Ihr persönlicher virtueller Assistent kann Ihnen bei der Erstellung und Pflege dieser Dienste behilflich sein. Beispielsweise kann er die Betreuung eines Newsletters oder das fortlaufende Versenden von Marketing E-Mails betreuen. Dasselbe gilt für Ihren Social-Media-Auftritt und Ihren Blog. Ihr Assistent kann regelmäßig neuen Content posten und die Kommentare Ihrer Follower beantworten. All diese Maßnahmen erhöhen Ihre virtuelle Sichtbarkeit und tragen zu Ihrem Erfolg bei. Indem Sie diese Aufgaben Ihrem Assistenten übertragen, entlasten Sie sich deutlich.

Bewerbermanagement

Neue und geeignete Bewerber zu finden, die zu Ihrem Unternehmen passen, ist oftmals schwierig und langwierig. Die Prozesse, die am Schluss zu einer vertraglichen Anstellung des Mitarbeiters führen, beanspruchen Sie anhaltend und oftmals unnötig. Einen Teil des Auswahlverfahrens können Sie Ihrem Assistenten überlassen.
Die Hauptaufgabe des Bewerbermanagements ist, die richtigen Kandidaten für die ausgeschriebene Stelle zu finden. Der Prozess soll dabei möglichst schnell und kostengünstig verlaufen. Das ist auch im Interesse des Bewerbers, dessen Wartezeit auf eine Entscheidung sich damit verkürzt.

Ihr persönlicher virtueller Assistent kann Sie beim Verfassen von Stellenausschreibungen und beim Sichten von Bewerbungsunterlagen unterstützen. Er kann auf eingehende Bewerbungen reagieren, diese verwalten und interne Abstimmungsprozesse einleiten sowie die Kommunikation mit Bewerbern aufrechterhalten. Nach Absprache kann er eine Vorauswahl der Bewerber vornehmen und Termine für Interviews vereinbaren. Bis zu den entscheidenden Gesprächen sind Sie auf diese Weise lediglich teilweise in den Auswahlprozess eingebunden und somit erheblich entlastet.

Fazit

Ein persönlicher virtueller Assistent kann Ihnen einen erheblichen Teil Ihrer wiederkehrenden Tätigkeiten abnehmen und Sie sinnvoll im Arbeitsalltag unterstützen. Ihm können aber auch Aufgaben übertragen werden, für die hohe Spezialisierungen erforderlich sind. Beide Möglichkeiten haben ihre Berechtigung, weil Ihnen dadurch der Rücken freigehalten wird und Sie sich vollständig auf Ihre Kernkompetenz innerhalb Ihres Unternehmens konzentrieren können.